WHISTLEBLOWER ORDNING

Formålet med whistleblower-ordningen hos Green Hydrogen Systems A/S er at skabe en sikker ramme for medarbejdere og eksterne parter til at tale om problematiske forhold i selskabet, samtidig med at de kan bevare deres anonymitet og uden at skulle frygte negative konsekvenser.

Ordningen har til formål at hjælpe med at opdage og, så vidt muligt, forhindre alvorlige fejl og forseelser. Den er et supplement til den direkte, daglige kommunikation på arbejdspladsen vedrørende fejl og utilfredsstillende forhold m.m.

Hvad kan rapporteres?

Whistleblower-ordningen kan kun bruges til at rapportere alvorlige forhold. Eksempler inkluderer:

Straffelovsovertrædelser, f.eks. misbrug af midler, tyveri, bedrageri, underslæb, bestikkelse, regnskabsmanipulation m.v.
Alvorlige eller gentagne overtrædelser af lovgivning, herunder f.eks. overtrædelser af miljølovgivning og konkurrencelovgivning.
Alvorlige eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer i selskabet, f.eks. vedrørende forretningsrejser, gaver af upassende omfang og formål, interessekonflikter, bestikkelse, regnskabsaflæggelse, insiderhandelsregler (jf. interne kapitalmarkedsregler) m.v.
Alvorlige personkonflikter på arbejdspladsen, f.eks. i form af seksuel chikane eller andre former for alvorlig chikane.
Alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed.

Whistleblower-ordningen må derfor ikke bruges i forbindelse med utilfredshed med lønniveauer, mindre overtrædelser af retningslinjer om rygning og alkoholforbrug, mindre alvorlige personkonflikter og uenigheder eller andre HR-relaterede forhold.

Hvordan vi håndterer sagen

Som nævnt ovenfor indsendes whistleblower-rapporter elektronisk via en webportal, der kan tilgås via intranettet.

PWC er databehandler, der administrerer ordningen. Formålet med ekstern forankring er at sikre, at rapporter behandles på en neural og objektiv måde.

Som ekstern ordningsansvarlig vil PWC sortere de rapporter fra, der ikke matcher ordningens formål, og som i stedet skal behandles via standard kommunikationskanaler.

Rapporter, der stemmer overens med ordningens formål, vil blive videresendt til Selskabets General Counsel, som vil behandle og undersøge rapporten. PWC vil blive underrettet om resultatet af undersøgelsen og vil vurdere, om sagen kan anses for afsluttet, eller om rapporten skal resultere i yderligere undersøgelse.

Rapporter vedrørende Selskabets General Counsel eller medlemmer af den øverste ledelse (bortset fra CEO og CFO) vil blive behandlet af PWC i samarbejde med CEO og CFO. Rapporter vedrørende CEO eller CFO eller medlemmer af BoD (bortset fra BoD's formand) vil blive behandlet af PWC i samarbejde med BoD's formand. Rapporter vedrørende BoD's formand vil blive behandlet af PWC i samarbejde med næstformanden og et andet BoD-medlem, der er neutral i den pågældende sag.

Du vil blive underrettet, når din rapport er modtaget af whistleblower-ordningen, og når din sag er afsluttet, medmindre du har valgt ikke at følge sagen. Du vil ikke modtage nogen information om udfaldet af sagen.

Læs mere om whistleblower ordningen i vores whistleblower politik.

Indsend en rapport

Når du indsender en rapport, vil følgende informationer generelt være nyttige for undersøgelsen af sagen:

Beskrivelse af sagen, herunder dato, sted og navn(e) på den/de involverede personer;
Eventuelle dokumenter eller beviser relateret til overtrædelsen eller anden information, der kan hjælpe med undersøgelsen af sagen.

Det er dit valg, om du ønsker at indsende rapporten under dit eget navn eller anonymt.

Hvis du ønsker at forblive anonym, er det vigtigt, at du ikke inkluderer dit eget navn nogen steder i rapporten. Du skal også være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du giver i rapporten.

Selskabet kan være forpligtet til at gøre rapporten tilgængelig for de personer, der er berørt af den, eller af de foranstaltninger, den kan medføre.

Indsend

Beskyttelse af den person, der indsender en rapport (whistlebloweren)

Green Hydrogen Systems tolererer ikke chikane, gengældelseshandlinger eller nogen anden form for straf mod personer, der i god tro indsender en rapport om et forhold under whistleblower-ordningen.

Det er forbudt bevidst at indsende urigtige eller vildledende oplysninger via whistleblower-ordningen. Rapporter indsendt med dårlige intentioner vil, afhængigt af omstændighederne, resultere i negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indsender rapporten.

Underretning af den person, der er genstand for rapporten, og andre personer

Personer, om hvem der rapporteres information under whistleblower-ordningen, vil blive underrettet i overensstemmelse med reglerne i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven og få mulighed for at svare på rapporten.

Databeskyttelse

Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven gælder for behandlingen af personoplysninger i relation til whistleblower-ordningen.

Green Hydrogen Systems A/S, Nordager 21, DK-6000 Kolding, CVR-nr. 30 54 87 01, er dataansvarlig for whistleblower-ordningen.

For yderligere information kontakt og spørgsmål vedr. Green Hydrogen Systems' whistleblower-politik, kontakt da virksomhedens General Counsel.